Hướng dẫn xử lý hóa đơn lập sai khi chưa giao cho khách hàng

Doanh nghiệp có một số hóa đơn bán ra, đã xuất hóa đơn, đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng. Doanh nghiệp tự phát hiện ra sai (vẫn chưa giao cho khách hàng) và lập hóa đơn khác giao cho khách hàng.

Trong trường hợp này có cần thiết phải lập biên bản hủy hóa đơn với khách hàng không? Vì khách hàng chưa nhận được hóa đơn sai. Một số khách hàng khó khăn không ký biên bản vì chưa nhận hóa đơn sai trước đó. Vậy doanh nghiệp phải xử lý trường hợp này như thế nào?

Dựa trên các văn bản pháp luật về thuế và thông lệ về thuế hiện hành, Câu Lạc Bộ Kiêm Toán và kế toán thuế Lê Gia xin đưa ra hướng giải quyết như sau:

Căn cứ khoản 1 Điều 20 Chương III Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về xử lý hóa đơn đã lập:

“Điều 20. Xử lý đối với hóa đơn đã lập

1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua; nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

2. Trường hợp hóa đơn:

  • Đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc
  • Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế;

Nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

3. Trường hợp hóa đơn:

  • Đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ người bán
  • Người mua đã kê khai thuế sau đó phát hiện sai sót

Thì người bán và người mua phải lập biên bản; hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

4. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.” 

Căn cứ theo quy định nêu trên, trường hợp công ty đã xuất hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng; nếu phát hiện sai công ty:

  • Gạch chéo các liên,
  • Lưu giữ số hóa đơn lập sai
  • Xuất hóa đơn khác giao cho khách hàng.
  • Không cần lập biên bản với khách hàng.

Chúc các bạn thành công!

Tìm hiểu thêm về kế toán, kiểm toán, thuế tại congtyketoan.vn hoặc kiemtoan.club